Quadro Horário– O sistema de Cal Newport


Na semana passada, quando tudo parecia terminado e você tinha todas as ferramentas para construir o seu quadro horário, eu digo que a coisa não era bem assim. E aí, muito justamente você fica se perguntando como que é possível ter alguma coisa depois do fim.

Eu explico. É que até pouco tempo atrás esta série terminaria por ali mesmo. Teria apresentado os tipos, os objetivos e as formas de construir. E como novidade teria trabalhado a forma de pensar como eixo condutor do conteúdo. Só isto já seria um avanço, vez que este tema raramente é citado.

Mas algo me incomodava, embora eu pouco percebesse. Durante toda vida eu estudei. Durante toda vida tive mais coisas para fazer que tempo para realiza-las. E já de bom tempo venho estudando e praticando conteúdos e ferramentas de aprendizagem. Quadros horário, portanto, são meus conhecidos de longa data. Então por que deixei de usá-los?

A minha resposta era a de que sendo muito trabalhosos e eu sabendo o que fazer, podia tê-los na minha mente. Teria assim um “quadro horário” altamente dinâmico e interativo. Racionalmente convencido, prossegui embora repetindo a canção do Fagner, o tal do “Sentimento ilhado, morto, amordaçado. Volta a incomodar.”.

E como era este incômodo? Primeiro a sensação vaga de que algo estava errado. Depois descobrir que as datas de tarefas passavam sem que me desse conta. Também trabalhar o dia inteiro e ficar com a sensação de que nada fiz de importante. Ainda mais; uma sensação angustiante de que por mais que fizesse sempre tinha mais o que fazer; e que nunca ia “dar tempo”.

Pois bem, isto se manteve até pouco tempo atrás, quando importei um livro sobre técnicas de aprendizagem[1]. Seu autor[2], um jovem professor de Ciência da Computação na Universidade de Georgetown, produziu o livro à partir de uma pesquisa norteada por uma questão fundamental:

O que estudantes de alto nível de faculdades de elite norte americanas fazem para obter os graus acadêmicos que os distinguem?

As respostas nominaram o sub-título do livro:

As estratégias não convencionais que estudantes universitários reais usam para obter graus mais elevados estudando menos.

Em resumo a resposta básica é que tais estudantes não estudam mais que os outros, mas o fazem melhor. A diferença está no método. E no que se refere à questão da administração do tempo, da mesma forma. E é isto o que passo a descrever agora.

Administração do tempo em cinco minutos diários.

Não me entendam mal. O livro foi um achado e utilizo com sucesso suas orientações. Mas para segui-las uso sim tudo o que já sabia, e foi descrito nos tópicos anteriores. Isto quer dizer que inicialmente eu construí normalmente o meu quadro horário e eventualmente paro e refaço. Agora é na sua manutenção que uso os recursos do Newport, e mesmo nela os conceitos de precisar, querer e poder estão sempre presentes.

Um primeiro aspecto a ressaltar é a importância da administração do tempo. Como disse uma aluna de Harvard: “Administrar o tempo é crítico – é uma competência que você precisa necessariamente desenvolver ao longo dos seus estudos na universidade.”. No entanto o significado disto é muitas vezes mal-entendido. Costuma-se entender administração do tempo como um processo de comprimir o máximo de tarefas em um mínimo de tempo. Mas isto não é verdade[3].

Um primeiro grande benefício da administração de tempo é o combate à ansiedade. Quantas vezes você já não ficou angustiado ao perceber o quanto tinha que estudar? Quantas vezes o sentimento de “nadar muito e morrer na praia?” Quantas vezes a sensação de estar soterrado em livros, apostilas e matéria?. Poucos são os estudantes dedicados que de alguma forma e em alguma intensidade já não passaram por isto.

É bem verdade que uma parte disto é justificada, já que com alguma frequência estudantes veem-se assoberbados em decorrência de tarefas d última hora, imprevistos, cursos excessivos e etc. Não se trata aqui de negar esta realidade. Mas acho que isto é apenas uma parte da verdade.

Outra causa desta angústia é uma espécie de armadilha mental em que nos colocamos. Sabemos tudo o que precisamos fazer e estudar, sabemos dos nossos compromissos diários. O problema aqui é que tudo isto o que sabemos fica flutuando em nossa mente criando uma grande carga de stress. E isto ocorre porque a vivência que temos é a de que tudo aquilo (e o nosso cérebro assim vivencia), é instantâneo. Mesmo que saibamos que uma prova só ocorrerá daqui a 30 dias; pensar nela agora e tudo o que é necessário para se preparar nos angustia como se tudo estivesse ocorrendo agora – fazer a prova e estudar para ela. E como isto é impossível, fica um grande desconforto. Ficar pensando nisto e em outras coisas o tempo todo é muito cansativo. E não adianta tentar dizer para si mesmo que há tempo ou que não devemos pensar no assunto porque neste mesmo instante o pensamento se torna ainda mais forte.

A maneira de desarmar esta armadilha é o quadro horário. Quando você sabe que no dia tal ou qual a tarefa será realizada, ela para de flutuar na sua mente. Foi colocada onde deve ficar: Em uma data específica do futuro. Mas note que aqui já há uma diferença em relação aos quadros anteriores. Se lá mostrávamos que a matéria X iria ser estudada no horário Y, aqui dizemos que parte da matéria será estudada ou tarefa realizada naquele horário. Somos específicos. Esta é a maneira de tira-la da mente: Colocando-a no quadro horário.

Agora o quadro horário se torna o campo de negociação específico entre o precisar, querer e poder. Mas se você acha que isto ficará ainda mais complicado, já que sendo genérico o quadro horário é mais estável e desta forma exigirá uma manutenção constante, veja as características que Newport atribui ao seu sistema:

  1. Para sua manutenção só exige de 5 a 10 minutos diários.
  2. Não o obriga à seguir, minuto a minuto, uma agenda fixa.
  3. Ajuda-o a lembrar, planejar e completar as tarefa importantes antes do último minuto.
  4. Pode ser reiniciada facilmente após períodos de negligência.

Para usar o sistema você só precisa de duas coisas:

  • Um calendário: Pode ser de qualquer tipo, dos mais sofisticados, elegantes ou informatizados até os mais simples e rudimentares. Use aquele que você gostar mais. Só precisa que seja algo que você possa consultar todo dia pela manhã e tenha espaço para anotar pelo menos uma dúzia de itens por dia[4]. clip_image002

  • Uma lista: Escrita em qualquer pedaço de papel que você possa atualizar durante o dia. Aqui também use o que lhe agradar mais. De um belo caderninho de anotações até uma simples folha de papel arrancada do caderno de rascunhos. Se o calendário pode ficar em casa, esta lista você tem que levar consigo. Por isto é bom que seja o mais simples possível[5]. clip_image004

A ideia básica:

Note que você já montou o seu quadro horário a partir das recomendações anteriores. Com isto você tem, de forma aproximada, todos os horários de estudo e as matérias para cada horário. Agora, com este quadro em mãos (que você só faz UMA vez e muito raramente muda), utilize-o como base para o sistema do Newport.

Agora pegue o calendário e nele coloque tudo o que você tem que fazer, nos dias e horários que você pode (use o quadro horário para orientar-se). Quanto tempo à frente? Preencha o calendário com TODAS as tarefas, mesmo que elas ocorram apenas dali a um ano. Com tanto tempo de avanço é bastante provável que algo se modifique. Mas não se preocupe. A mobilidade vem na etapa seguinte com a lista. Se desejar preencha o calendário à lápis. Esta é a sua agenda básica.

E a lista? É simples. A cada dia pela manhã copie as tarefas para a lista e siga-as durante o dia. Agora entra o diferencial. No calendário você fez uma previsão. Só que ao longo do dia imprevistos acontecem, surgem novas tarefas, os tempos imaginados para execução das tarefas mostram-se inadequados, etc. Durante o dia, portanto você vai marcando o que pôde fazer, o que não pôde e o que surgiu de novo. No dia seguinte pela manhã (ou se preferir no mesmo dia à noite) você volta ao calendário, realoca as tarefas não realizadas, atualiza tarefas cujas datas foram alteradas, e insere novas tarefas que surgiram. Feito isto descarta a lista antiga e em uma nova folha de papel faz nova lista. E desta forma você vai gerenciado o seu dia e suas tarefas.

Detalhando o sistema:

Bem comecemos com a lista. O papel é dividido em duas colunas:

image

Na primeira coluna você coloca o que copiou do calendário. Na segunda vai tudo o que você lembrou ou foi avisado durante o dia.

A função desta segunda coluna é liberar sua memória, reduzir sua ansiedade e faze-lo ganhar tempo. Por exemplo, pode ser que ao final de uma aula, você arrumando suas coisas para sair, o professor avise da data de um simulado. Rapidamente escreve ali. Pense como seria se você tivesse de abrir sua agenda, procurar o dia correto, e então fazer a anotação. Bem, uma vez ou outra isto até seria possível. Só que ao longo dos dias muitas vezes isto, ou algo parecido tende a ocorrer. E se da primeira vez você faz, das outras acaba dizendo p/ si mesmo: “– Depois eu anoto…” e aí ou acaba esquecendo ou fica com aquilo martelando na cabeça.

Voltemos agora para os cinco minutos matinais onde você atualiza o seu calendário. Comece tendo em mãos a lista do dia anterior que, hipoteticamente. tem a seguinte aparência[6]:

image

Comece com o futuro; tem o simulado e a apostila. Neste caso você aloca horários nos dias seguintes para comprar e ler a apostila e também para se preparar para o simulado. Note que estas alocações de horário exigem alguma reflexão. De novo o precisar, o querer e o poder, já citados. Agora pela manhã você tem algum tempo para isto. Se você tivesse tido de anotar tudo na corrida do dia provavelmente teria feito uma anotação apressada sem pensar nas consequências e só descobriria eventuais problemas quando eles acontecessem. Agora não, pode, com mais calma balancear os prós e os contras de cada marcação.

Agora o dia de ontem. Como você vê, até que foi bom. Quase tudo que foi programado aconteceu. Quase tudo. Porém, sem a leitura prévia do texto de Direito Civil a aula vai ficar difícil. Você precisa alocar um horário ANTES da aula para a leitura. Tem que pagar o curso também; outro horário para alocar no dia. Então a sua lista de hoje fica assim:

image

Conselhos finais

E assim para encerrar este tópico alguns conselhos do autor do sistema:

  1. O objetivo do sistema é reduzir sua ansiedade e organizar o seu dia. Use-o com critério e bom senso. Ao alocar tarefas e ações no seu calendário seja realista. Leve em conta que as coisas acabam demorando mais do que imaginamos.
  2. Não tente atulhar cada mínimo horário livre com alguma coisa. Pense que normalmente os “horários livres” que aparecem no quadro horário frequentemente se tornam “horários ocupados” na realidade. Reserve horários para transporte, higiene pessoal, alimentação, sono e um mínimo que seja para “não fazer nada”.
  3. Horários não são gravados em pedra. Use o seu calendário como orientação. Gerencie seus tempos conforme a realidade for se impondo a você.
  4. Durante o dia use sua lista. Siga-a passo a passo, marcando aquilo que já foi feito. Isto o libera de pensar a todo o momento no que fazer. Você já fez isto pela manhã.
  5. Anote as novas tarefas na lista. Não pare muito para pensar nas suas consequências. Anote e esqueça. O seu dia está muito ocupado com o presente para ficar perdendo tempo com o futuro. Você terá tempo para isto mais tarde.

Manter este sistema, qualquer sistema, demanda energia e persistência. Então é muito provável que você o interrompa em algum momento. Na verdade o mais provável é que você alterne períodos de estrita observância dos procedimentos com outros mais “frouxos”.

Nas duas circunstâncias não há problema em reiniciá-lo. Você já terá o quadro horário e o calendário prontos. Só precisa atualizá-los no que for necessário. Isto talvez leve algo em torno de 20 a 30 minutos. Neste caso não se preocupe em ter informações completas. Atualize o que for possível e prossiga. O resto vai ser feito na medida em que novos dados forem sendo recebidos. E claro, construa a sua lista, mas isto é o mais fácil, já que você só precisa de um papel em branco. Ok?


[1] Newport, Cal: How to become a Straight A Student, Broadway Books, New York, 2007.

[2] http://cs.georgetown.edu/~cnewport/index.htm

[3] Há algumas exceções, como por exemplo, candidatos à concurso ou talvez alunos de medicina. Nestes casos em geral o tempo é pouco e a quantidade de matéria é muita. Mas mesmo aqui recomendo atenção para não ultrapassar os próprios limites. Às vezes andar mais devagar te faz chegar mais longe e mais rápido. De nada adianta estudar muitas horas seguidas e aprender pouco em decorrência da estafa.

[4] URL da imagem https://calearning.ca.com/static_ca_web/help_learning/pt_BR/user/daily.jpg

[5] URL da imagem http://viniciusscosta.blogspot.com/2011/01/como-gerenciar-melhor-suas-tarefas

[6] Este quadro hipotético toma por base um aluno de graduação em Direito, mas com as devidas adaptações pode ser aplicada a outras situações.

 

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